In Πρακτικά By Ναταλία

Γράφουμε επιχειρήσεων emails στα αγγλικά χωρίς σφάλματα

Ο καθένας ξέρει ότι το email και «e-mail», δηλαδή Ε E-mail -. Είναι μια μέθοδος για τη μετάδοση πληροφοριών μεταξύ των υπολογιστών, ευρέως διαδεδομένη στις μέρες μας. Για να στείλετε ή να λάβετε e-mail, πρέπει να έχετε πρόσβαση στο Internet και την επιθυμία σας να στείλετε ή να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.


Τα οφέλη των e-mails

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα: πρώτον, όλα τα μηνύματα για να εξοικονομήσετε χρόνο και να δώσει την ευκαιρία για άτυπη επικοινωνία. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο στο εσωτερικό της εταιρείας και κατά τρόπο αποτελεσματικό και γρήγορο τρόπο να επικοινωνεί με τους ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Ειδικά αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη για σύντομα μηνύματα, ανταλλαγή πληροφοριών, να αναθέσει συνεδριάσεων / μεταφοράς για τη σύνταξη της αίτησης ή απάντηση σε αυτό, για την καθημερινή αλληλογραφία. Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να στείλει ή να λάβει, ακόμη και όταν ταξιδεύετε, παραμένοντας επίγνωση των περιπτώσεων.

Ελλείψεις

Μειονεκτήματα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών περιλαμβάνουν τεχνικά προβλήματα, τα οποία ενδέχεται να επηρεάσουν την καθυστέρηση στην παραλαβή της επιστολής ή την αδυναμία για να το αποκτήσει. Υπάρχουν φορές όταν επενδύουν για οποιονδήποτε λόγο δεν μπορούν να διαβαστούν. Για μπορεί επίσης να αποδοθεί μη τεχνικά ελαττώματα, ειρωνικά, ότι η ευκολία της αποστολής και λήψης μηνυμάτων αυτών μπορεί να οδηγήσει σε ένα μεγάλο αριθμό των λεγόμενων μηνύματα spam που σπαταλάτε το χρόνο σας μάταια. Μην χρησιμοποιείτε τα e-mails για τη διαβίβαση εμπιστευτικών πληροφοριών, όπως συμβαίνει μερικές φορές τα ηλεκτρονικά κουτιά ραγισμένα, για παράδειγμα, και οι πληροφορίες μπορεί να πέσουν στα χέρια αδίστακτων.

Διαβάζουμε τα ονόματα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Έτσι, τώρα ας δούμε σε ό, τι είναι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμβατικά διευθύνσεις e-mail μοιάζει με αυτό: [email protected] [email protected] Το πρώτο μέρος της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (μιλάμε για τις διευθύνσεις των επιχειρήσεων, όχι προσωπικές) αποτελείται από τα ονόματα και τα αρχικά του προσώπου στο οποίο κάνετε αίτηση ή το όνομα του τμήματος / υπηρεσία ή μπορεί να μειώσει. Το δεύτερο μέρος, που ακολουθεί αμέσως μετά το σύμβολο @ at — είναι το όνομα του ISP (Internet Service Provider), οργάνωση, ή, πάλι, τη μείωση της ονομασίας. Τυπικά, το τελευταίο τμήμα της διεύθυνσης περιλαμβάνει τις καταλήξεις των ονομάτων χώρου, ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού (π.χ., «. co για την company «. ac academic για το πανεπιστήμιο), καθώς και το όνομα της χώρας από την οποία αποστέλλεται το μήνυμα (π.χ., «. no για τη Νορβηγία «. uk για το Ηνωμένο Βασίλειο και ούτω καθεξής. δ.). Εδώ είναι μερικά άλλα παραδείγματα των επιθεμάτων ονόματος τομέα:

  • . biz — επιχειρήσεων.
  • . gov — κυβερνητική οργάνωση.
  • . org — μη κερδοσκοπικό οργανισμό (π.χ., μια φιλανθρωπική οργάνωση).
  • . pro — επαγγέλματα (π.χ., ιατρική, νομική).

Η διάταξη και θέση

Παρακάτω είναι ένα συνηθισμένο γράμμα. Σύμφωνα με τους πρωταρχικούς σχήμα 1 δείχνει, συμπεριλαμβανομένων παραλήπτη και του θέματος, με τον αριθμό 2 δείχνει το σώμα της επιστολής με τον αριθμό 3 — μπλοκ υπογραφή.

Θέμα

Email — περισσότερο ή λιγότερο μια νέα εφεύρεση, σε σύγκριση με τα παραδοσιακά μέσα μετάδοσης πληροφοριών, και δεδομένου ότι πρόκειται για γρήγορη και κυρίως την άτυπη επικοινωνία, συχνά αναρωτιέμαι για το ύφος και τους κανόνες που θα πρέπει να χρησιμοποιούνται σε μια επιχείρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συνήθως, παρά την προφανή άτυπο των e-mail, για την παρασκευή των εν λόγω επιστολών θα πρέπει να καθοδηγείται από τους γενικά αποδεκτούς κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Εδώ είναι οι βασικές κατευθυντήριες γραμμές για το στυλ:

  • Συνήθως, το ύφος της γραφής emails επιχειρηματικού περιεχομένου είναι παρόμοια με το ύφος των επιστολών και φαξ. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, όπως οι χαιρετισμοί Dear Mr. Cornby Dear Mr. Cornby ή Dear Tom και στο τέλος να χρησιμοποιήσει το γράμμα Yours sincerely ή Best wishes Ωστόσο, αν γνωρίζετε τον παραλήπτη, ή αν έχετε ήδη ανταλλάξει πολλά μηνύματα με ένα συγκεκριμένο πρόσωπο, μπορείτε να παραλείψετε τη σκόπιμη τυπικότητα και να χρησιμοποιήσετε περισσότερες άτυπες μορφές χαιρετισμού Hi John Hi there και να ολοκληρώσει το γράμμα Take care ή Have a fab day ).
  • Δεν πρέπει να συγχέεται με τις επιστολές επιχειρήσεων προσωπικές επιστολές. Σε μια επιστολή των επιχειρήσεων με τους ίδιους κανόνες της γραφής, όπως και στην κανονική: γράφετε με σαφήνεια, συνοπτικά και με αβρότητα? Σκεφτείτε τον παραλήπτη, με σκοπό τη σύνταξη μιας επιστολής, τη σαφήνεια, διαύγεια και τον τόνο.
  • Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική, γράφουν χωρίς σφάλματα και λάθη, να παρακολουθήσετε τη στίξη, σαν να γράφατε οποιαδήποτε άλλη επιστολή των επιχειρήσεων.
  • Δεν είναι απαραίτητο να γράφετε με κεφαλαία γράμματα άσκοπα. Αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως ισοδύναμο κραυγή και έτσι παράγουν ένα αρνητικό αποτέλεσμα. Αν θέλετε να κάνετε μια ιδιαίτερη έμφαση στην κάθε λέξη, η λέξη αστερίσκους σήμα και στις δύο πλευρές, για παράδειγμα, * urgent *.
  • Προσπαθήστε να κρατήσετε την επιστολή σας ήταν σύντομη και μέχρι το σημείο, καθώς οι άνθρωποι παίρνουν πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Ως εκ τούτου συντομίας έχει ιδιαίτερη σημασία.
  • Σε γενικές γραμμές, σε ένα e-mail, προσπαθήστε να περιοριστείτε σε ένα ερώτημα προς συζήτηση. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συντομία του μηνύματος και να δώσει στον δικαιούχο τη δυνατότητα να κατανοήσουν καλύτερα την απάντηση.
  • Πριν στείλετε ένα μήνυμα, φροντίστε να το ελέγξετε για σφάλματα.

Κύρια συντμήσεις που χρησιμοποιούνται στο e-mail ή TLA

Στην αγγλική γλώσσα, υπάρχει ένα τέτοιο πράγμα όπως TLA ή Three-Letter Acronym — συντομογραφία τριών γραμμάτων ακρωνύμιο που εγκρίθηκε το e-mail, chat, φόρουμ και Skype Για να διατηρήσετε τα μηνύματα συντομίας και την εξοικονόμηση χρόνου, οι άνθρωποι μερικές φορές χρησιμοποιείται σε τέτοιες επιστολές μήκος συρρίκνωση υπερβαίνει μερικές φορές τρία γράμματα.
Αυτό χρησιμοποιείται συχνά TLA

  • AFAIK As Far As I Know — όσο ξέρω.
  • BFN Bye For Now — πριν από τη συνεδρίαση μέχρι στιγμής.
  • BTW By The Way — από τον τρόπο.
  • COB Close Of Business — το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
  • FYI For Your Information — Για την ενημέρωσή σας /li.
  • JIT Just In Time — χρόνος.
  • IOW In Other Words — με άλλα λόγια, με άλλα λόγια.
  • LT Lead Time — χρόνος ολοκλήρωσης.
  • NRN No Reply Necessary — απόκρισης δεν είναι απαραίτητη.
  • OTOH On The Other Hand — από την άλλη πλευρά.
  • WIP Work In Process — ένα έργο σε εξέλιξη.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις μειώσεις πολύ προσεκτικά, μόνο όταν έχετε ήδη δημιουργήσει μια φιλική συνομιλία με τον αποδέκτη της επιστολής.

Emoticons ή φατσούλες

Emoticons (συνδυασμός των λέξεων emotion (συναίσθημα) και το icon (σύμβολο)) ή, όπως συνηθίζαμε να ακούμε, χαμόγελα χρησιμοποιείται συχνά σε άτυπη αλληλογραφία. Εκφράζουν συναισθήματα που δεν μπορούν να εκφραστούν με λόγια μόνο, για παράδειγμα:

  • 🙂 Χαμόγελο.
  • 🙁 Frown.
  • 😉 Wink.

Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιήσετε emoticons στην επιχείρηση e-mails, καθώς αυτό θα μπορούσε να θεωρηθεί ως αντιεπαγγελματική, ειδικά αν είστε νέοι στον αποδέκτη της επιστολής και δεν είναι σίγουρο ότι θα έχετε καταλάβει σωστά.

Έτσι, πηγαίνετε για το! Σχετικά με τους τύπους των e-mails για τις παγίδες της αλληλογραφίας στα αγγλικά διαβάσετε σε άλλα άρθρα μου.

 

Πρακτικά

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>